प्रबंधन समीक्षा और साइट पर समीक्षा करने से पहले प्रयोगशाला मान्यता आमतौर पर आंतरिक लेखा परीक्षा की आवश्यकता होती है। क्या कई छोटे साझेदार इसके बारे में नहीं जानते हैं? तो ज़ियाओबियन इसे आपको समझाएं। आंतरिक लेखापरीक्षा का सामान्य क्रम कई चरणों में विभाजित किया जा सकता है, अर्थात्:
1. आंतरिक लेखा परीक्षा जांच
लेखापरीक्षा दल समय पर लेखापरीक्षा स्थल पर पहुंच जाएगा और ऑडिट के उद्देश्य, दायरे, आधार और विधि की व्याख्या करने के लिए औपचारिक पहली बैठक आयोजित करेगा। यदि यह एक अतिरिक्त समीक्षा है और केवल एक विभाग या खंड की समीक्षा की जाती है, तो इस पहली बैठक को उचित के रूप में सरल बनाया जा सकता है।
ऑन-साइट ऑडिट तथ्यों पर आधारित होना चाहिए, मानदंड या सिस्टम दस्तावेजों के आधार पर, उद्देश्य प्रमाण एकत्रित करना, और विवरण में लेखापरीक्षा निष्कर्षों को रिकॉर्ड करना चाहिए।
2. आंतरिक लेखापरीक्षा योजना:
ए) प्रभारी गुणवत्ता वाला व्यक्ति प्रत्येक वर्ष की शुरुआत में चालू वर्ष के लिए वार्षिक आंतरिक लेखा परीक्षा योजना या वर्ष के अंत में अगले वर्ष के लिए आंतरिक लेखापरीक्षा योजना तैयार करेगा; यदि यह एक नियमित समीक्षा है, तो यह वार्षिक आंतरिक लेखापरीक्षा योजना के अनुसार किया जाएगा; यदि यह एक अतिरिक्त समीक्षा है, तो यह उद्देश्य और विषय या परीक्षण की शर्तों को साफ़ कर देगा। समीक्षा के लिए समीक्षा और स्थिति, शर्तों या संबंधित परीक्षण गतिविधियों के लिए प्रत्येक समीक्षा को स्पष्ट रूप से आधार की पहचान भी करनी चाहिए।
बी) लेखापरीक्षा का प्रमुख गुणवत्ता के प्रभारी व्यक्ति द्वारा नामित किया जाएगा, और टीम के नेता और गुणवत्ता के प्रभारी व्यक्ति ऑडिट टीम के सदस्यों का चयन और निर्धारण करेंगे और एक लेखा परीक्षा टीम बनायेंगे।
सी) लेखापरीक्षा टीम के नेता को एक विशिष्ट लेखापरीक्षा योजना अनुसूची तैयार करनी चाहिए और प्रत्येक लेखापरीक्षा टीम के सदस्य को लेखापरीक्षा कार्य सौंपा जाना चाहिए।
डी) प्रत्येक लेखा परीक्षक एक चेकलिस्ट तैयार करेगा और टीम के नेता द्वारा अनुमोदन के बाद इसे लागू करेगा। साथ ही, संपूर्ण समूह को प्रासंगिक दस्तावेजों (जैसे मानक, मैनुअल, प्रासंगिक प्रक्रियाएं, कार्य निर्देश इत्यादि) पर समीक्षा के लिए ध्यान देना चाहिए।
ई) लेखापरीक्षा योजना अनुसूची निर्धारित होने के तुरंत बाद लेखा परीक्षा विभाग को अधिसूचित किया जाना चाहिए।
एफ) लेखा परीक्षा से पहले संचार आयोजित करें, लेखापरीक्षित विभाग के साथ संवाद करें, और लेखापरीक्षित विभाग की सहमति प्राप्त करें; समीक्षा तैयारी, कठिन समस्याओं की चर्चा, और ध्यान देने की आवश्यकता वाले मामलों सहित लेखापरीक्षा टीम का आंतरिक संचार।
3. आंतरिक लेखापरीक्षा रिपोर्ट
लेखापरीक्षा टीम के नेता आंतरिक लेखापरीक्षा परिणामों और निष्कर्षों के आधार पर निर्दिष्ट प्रारूप के अनुसार एक लेखापरीक्षा रिपोर्ट तैयार करते हैं। यह रिपोर्ट आधिकारिक तौर पर गुणवत्ता के व्यक्ति द्वारा जांच और अनुमोदित होने के बाद समीक्षा के तहत विभाग को जारी की जाती है।
4 प्रबंधन समीक्षा बैठक से पहले, गुणवत्ता जिम्मेदार व्यक्ति लेखापरीक्षा रिपोर्ट के आधार पर एक व्यापक गुणवत्ता सारांश रिपोर्ट संकलित करेगा, और पूरे सिस्टम की प्रभावशीलता का विश्लेषण और मूल्यांकन करेगा; और इसकी प्रगति का मूल्यांकन करने के लिए अंतिम आंतरिक लेखापरीक्षा के साथ परिणामों की तुलना करें; साथ ही, पूरे वर्ष सुधारात्मक उपायों के कार्यान्वयन का सारांश विश्लेषण। प्रबंधन समीक्षा में इनपुट में से एक के रूप में प्रयोगशाला के शीर्ष प्रबंधन को गुणवत्ता सारांश रिपोर्ट की सूचना दी जानी चाहिए।
5. आंतरिक लेखा परीक्षा विश्लेषण
आंतरिक लेखा परीक्षकों को निष्कर्षों का विश्लेषण करना चाहिए और गैर-अनुरूपताओं की पहचान करना चाहिए। गैर-अनुरूपता रिपोर्ट नियमों के अनुसार भरनी चाहिए, और परीक्षण / विभाग के व्यक्ति को तथ्यों (हस्ताक्षर) को पहचानने की आवश्यकता है।
यदि आवश्यक हो, तो दिन की समीक्षा के अंत में एक आंतरिक लेखा परीक्षा टीम की बैठक आयोजित करें।
ऑन-साइट ऑडिट अंतिम बैठक के साथ समाप्त होता है। पिछली बैठक में, लेखा परीक्षा दल लेखा परीक्षा के परिणामों की रिपोर्ट करेगा, गैर-अनुरूपता रिपोर्ट पढ़ेगा, और सुधार आवश्यकताओं को स्पष्ट करेगा।
आंतरिक लेखापरीक्षा के रूप में प्रयोगशाला के सिस्टम प्रलेखन की समीक्षा करना, यह जांचना कि क्या यह आवश्यकताओं को पूरा करता है, साइट पर प्रयोगों की व्यवस्था करता है, और जांच करता है कि इंस्पेक्टर का संचालन परीक्षण मानकों और संबंधित कार्य निर्देशों की आवश्यकताओं को पूरा करता है या नहीं।
6. लेखापरीक्षा रिपोर्ट की तैयारी और सुधारात्मक कार्य योजना के पूरा होने के सारांश विश्लेषण का एक व्यापक विश्लेषण।
7. सुधारात्मक कार्यों का ट्रैकिंग
ऑडिट टीम सुधारात्मक कार्य योजना के कार्यान्वयन को ट्रैक और मान्य करती है।
उपर्युक्त चरणों में से प्रत्येक आंतरिक लेखा परीक्षा प्रक्रियाओं में स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए। आंतरिक लेखापरीक्षा प्रक्रिया प्रत्येक संगठन की वास्तविक स्थिति पर आधारित होनी चाहिए, लेकिन इन मुख्य चरणों की सामग्री गुम नहीं है।